Jumat, 01 Juni 2012

Analisis Jabatan dalam Pemerintahan

Pengertian Manajemen Kepegawaian

Manajemen kepegawaian dapat dirumuskan sebagai proses mengembangkan, menerapkan dan menilai kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, metode-metode dan program-program yang berhubungan dengan individu dalam organisasi.
Drs. Manullang (Musanef, 1996: 12) mengatakan bahwa: Personnel Management adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan tenaga kerja untuk tercapainya tujuan yang ditentukan terlebih dahulu dengan adanya kepuasan hati pada diri para pekerja. Tujuan manajemen personalia ada 2 yakni production minded atau dengan kata lain efisiensi (daya guna) dan collaboration (kerjasama).
Jadi dapat dikatakan bahwa yang dimaksud dengan personnel management atau yang biasa disebut dengan manajemen kepegawaian adalah usaha yang dilakukan dalam memanage pegawai maupun peningkatan produktivitas kerja untuk mencapai tujuan organisasi.

2.1.1  Manajemen PNS Menurut UU NO.43 TAHUN 1999
            Dalam Manajemen PNS menurut UU No.43 Tahun 1999 tidak lagi menggunakan sistem sentralisasi seperti dalam pelaksanaan Manajemen PNS pada era UU No. 8 Tahun 1974 namun bersamaan dengan pelaksanaan otonomi daerah, pelaksanaan Manajemen PNS didaerah menjadi wewenang daerah masing-masing.
Pelaksanaan Manajemen PNS menurut uu No.43 Tahun 1999 dapat diuraikan sebagai berikut:
1.      Rekrutmen
Dalam pengusulan formasi pegawai dalam prosesnya adalah usulan dari instansi melalui analisis kebutuhan internal pada instansi Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah diajukan kepada BKN untuk disetujui, namun sekarang wewewnang persetujuan itu tidak hanya terletak pada BKN saja, namun juga harus mendapat persetujuan Kantor Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan).\
 Kebijakan pengadaan PNS ini diatur oleh Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang pengadaan Pegawai Negeri Sipil. Pengadaan pegawai dilakukan mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan, Calon Pegawai Negeri (CPN) sampai dengan pengangkatan CPN menjadi Pegawai Negeri (PN).
Pengadaan pegawai menggunakan pendekatan zero growth dimana pengadaan pegawai didasarkan untuk mengganti pegawai yang pensiun. Jadi, pengadaan pegawai / rekrutmen tidak mesti dilakukan tiap tahun. Instansi yang menetapkan jumlah pegawai yang akan direkrut, yaitu Badan Kepegawaian Negara dan Menpan, karena terkait dengan anggaran yang masih menggunakan semua gaji PNS.
2.      Promosi dan Mobilisasi
            Pada umumnya pegawai yang akan dipromisikan harus memenuhi persyaratan pendidikan dan prestasi kerja yang baik, yaitu promosi harus memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam peraturan-peraturan kepegawaian yang antara lain :
  1. Pangkat/golongan yang telah memenuhi syarat;
  2. Didiplin ilmu/latar belakang pendidikan formal;
  3. Mempunyai kinerja/prestasi kerja yang baik;
  4.  Telah mengikuti diklat Struktural/fungsional;
  5. Memerhatikan DUK;
  6. DP-3 paling tidak bernilai baik;
  7. Usia;
  8.  Usulan unit kerja ke BAPERJAKAT; dan
  9.  Atas persetujuan Pimpinan Instansi.
Penjelasan Pasal 17 UU No.43 Tahun 1999 menyebutkan bahwa jabatan adalah kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pegawai negeri dalam rangka susunan suatu satuan organisasi negara.
 Jabatan dalam birokrasi pemerintahan adalah  jabatan karier yang berarti jabatan yang hanya bisa diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil atau Pegawai Negeri yang telah beralih  status sebagai Pegawai Negeri Sipil. Penempatan Pegawai Negeri dalam jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat objektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.
           
3. Eselonisasi
            Golongan dan kepangkatan di lingkungan PNS diatur dalam PP No.99 Tahun 2000 dan PP No.12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat PNS, Status Kepegawaian, Susunan Pangkat, Golongan dan Ruang.
Eselonisasi ini terkait dengan besarnya tugas dan wewenang dari jabatan yang  akan diduduki oleh pejabat yang bersangkutan.
4. Renumerasi
            Pegawai menerima renumerasi dari pertama gaji pegawai dimana besarnya gaji pegawai ini ditetapkan sesuai dengan masa kerja, golongan/pangkat, dan jumlah tanggungan. Besarnya gaji ini biasanya sudah ditetapkan oleh Departemen Keuangan dan BKN yang diambilkan dari anggaran APBN.
            Selain gaji, pegawai negeri juga mendapatkan tunjangan-tunjangan. Tunjangan merupakan bagian dari kompensasi finansial langsung yang diberikan kepada PNS. Adapun tunjangan-tunjangan tersebut antara lain:
  1. Tunjangan Keluarga
Tunjangan keluarga adalah kompensasi yang diberikan kepada istri atau suami dan anak atau anak angkat PNS, tunjangan ini diatur dalam Pasal 16 PP No.7 Tahun 1977, diubah dengan PP No.15 Tahun 1985, dan kemudian diubah dengan PP No.51 Tahun 1992.
  1. Tunjangan Pangan
Tunjangan pangan adalah kompensasi yang diberikan kepada istri atau suami dan anak PNS dan calon PNS. Tunjangan bagi istri/suami PNS ditetapkan sebesar 10 kilogram beras.
  1.  Tunjangan Jabatan
Tunjangan jabatan adalah kompensasi yang diberikan kepada PNS yang menjabat jabatan tertentu, jabatan tertentu badalah jabatan-jabatan struktural seperti : Direktur Jendral, Direktur, Kepala Biro, Kepala Bagian, Kepala Subbagian, dan jabatan fungsional tertentu seperti : Guru, Penyuluh Pertanian, Peneliti, dan lain-lain. Dengan demikian tunjangan jabatan terdiri atas tunjangan jabatan struktural dan fungsional.
1)      Tunjangan Jabatan Struktural
Tunjangan yang diberikan kepada PNS yang menduduki jabatan struktural, Tunjangan struktural diatur berdasarkan Surat Edaran Direktorat Jenderal Anggaran No.SE-67/A/2000 tanggal 5 Mei 2000
2)      Tunjangan Jabatan Fungsional
Jenis tunjangan jabatan fungsional (Jabfung) yang diberikan kepada PNS pemangku jabatan fungsional saat ini berjumlah kurang lebih 92 jenis, beberapa diantaranya adalah :
a)      Guru
Jabatan fungsional guru merupakan jabatan fungsional yang termasuk dalam rumpun jabatan pendidikan TK, Dasar, Lanjutan dan Khusus.
Instansi pembina Jabfung guru adalah Departemen Pendidikan Naisonal dan Diatur dengan Keppres No.3 Tahun 2003, SK Menpan No.25 Tahun 1993
Dosen
Jabatan fungsional dosen merupakan jabatan fungsional yang termasuk dalam rumpun jabatan pendidikan tinggi. Instansi pembina Jabfung Dosen adalah Departemen Pendidikan Nasional dan diatur dengan Keppres No.9 Tahun 2001, SK Menkowaspan No.28/KEP/MK.WASPAN/8/1999, dan SKB No.61409/MPK/KP/99, No.181 Tahun 1999.
b)      Dokter
Jabatan fungsional dokter merupakan jabatan fungsional yang termasuk dalam rumpun jabatan kesehatan. Instansi pembina Jabfung dokter adalah Departemen Kesehatan dan diatur dengan Keppres No.5 Tahun 2004, SK Menpan No.139/KEP/M.PAN/2003, dan SKB No. 873/Menkes/SKB/VII/1997, No. 10 Tahun 1997.
c)      Widyaiswara
Jabatan fungsional widyaiswara merupakan jabatan fungsional yang termasuk dalam rumpun jabatan pendidikan lainnya. Instansi pembina Jabfung Widyaiswara adalah Lembaga Administrasi Negara (LAN)  dan diatur dengan Keppres No.4 Tahun 2003 SK Menpan No.01/KEP/M. PAN/1/2001 dan SKB No.598A/MPK/1/10/6/2001, No.39ATahun 2001.
d)     Peneliti
Jabatan fungsional peneliti merupakan jabatan fungsional yang termasuk dalam rumpun jabatan matematika, statitika dan yang berkaitan. Instansi pembinaan jbfung peneliti adalah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dan diatur dengan Keppres Nomor 103 tahun 200, SK Menpan Nomor 01/MENPAN/1983 dan SKB Nomor 02/SE/1983 Nomor 75/KEP/J.10/1983.
e)      Analisis Kepegawaian
Jabatan fungsionalanalisis kepegawaian merupakan jabatan fungsional yang termasuk dalam rumpun jabatan.

5. Pendidikan dan Pelatihan
Pertauran tentang Diklat PNS diatur dalam pasal 31 Undang-Undang NO. 43 tahun 1999 ditekankan bahwa untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-sebesarnya diadakan peraturan dan peyelenggaraan pendidikan dan peltihan PNS.
Jenis diklat  adalah pendidikan dan pelatihan prajabatan yang merupakan syarat pengangkatan calon PNS menjadi PNS dengan tujuan :
  1. Agar dapat terampil melaksanakan tugas yang dipercaya kepadanya.
  2. Untuk meningkatkan mutu, keahlian, kemampuan dan keterampilan.
  3. Untuk memenuhi persayaratan yang sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional, yang ditetapkan oleh instansi Pembina jabatan fungsional berdangkutan.
  4. Untuk memberikan keterampilan atau penguasaan pengetahuan teknis yang berhubungan langsung dengan pelaksanaan tugas poko instansi yang bersangkutan dan pengetahuan yang berkenan degan bidang pelayanan teknis yang bersifat umum, administratif dan manajemen yang keberadaannya menunjang pelaksanaan tugas pokok instansi yang bersangkutan.



6. Kesejahteraan Pegawai
Usaha kesejahteraan adalah kompensasi yang pemberinya tidak tergantung jabatan/pekerja PNS dalam rangka meningkatkan kesejahteraan PNS. Usha kesejahteraan PNS meliputi: Asuransi Kesehatan, TAspen, Taperum, Cuti, Uang lembur dan Persekot.

  1. Asuransi Kesehatan
Askes adalah jamina pemberian pelayanan kesehatan yang diberikan kepada PNS dan keluarganya. Program askes yang diselenggarakan oleh PT. Askes terdiri dari program Askes wajib dan sukarela.
1)            Program Askes Wajib pada prinsipya adalah asuransi kesehatan social dimana peserta diwajibkan membayar premi sebesar 2 persen dari gaji pokok per bulan.
2)            Program Askes Sukarela adalah asuransi kesehatan komersial yang memberikan pelayanan lebih dari program Askes Wajib.
3)            Peserta dan Pelayanan PT. Askes jumlah PNS dan keluarganya yang menjadi peserta program Askes.

  1. Taperum
Tabungan perumahan pegawai negeri sipil adalah usaha untuk membantu membiayai usaha peningkatan kesejahteraan PNS dalam bidang perumahan yang dilakukan dengan cara memberikan bantuan sebagian uang muka pembelian rumah dan memberi sebagian biaya membangun rumah diatas tanah PNS sendiri.
.

7. Disiplin
Dilingkungan pegawai negeri dalam rangka menjamin tata terti dan kelancaran pelaksanaan tugas pekerjaan, telah dibuat suatu ketentuan Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, sebagai suatu peraturan yang memuat keharusan, larangan dan sanksi apabila keharusan tidak dilaksanakan atau larangan dilanggar.
Salah satu tolak ukur dari kedisiplinan adalah kehadiran dan kepulangan pegawai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Cara yang ditempuh yaitu dengan segera marik daftar hadir setelah jam kehadiran sudah lewat dan memberikan daftar hadir menjelang waktu jam pulang.
Bentu disiplin lain adalah ketepatan dalam melaksanakan tugas kerja atau lebih menekankan pada output. Pegawai dituntut untuk dapat menyelesaikan tugasnya sesuai jadwal yang ditentukan.
Tingkat Hukuman Disiplin terdiri dari: Hukuman Disiplin ringan, Hukuman Disiplin sedang dan Hukuman Disiplin berat, jenis Hukuman Ringan terdiri dari: Teguran lisan, Teguran tertulis dan Pernyataan tidak puas secara tertulis.
Jenis hukuman disiplin terdiri dari:
1. Penundaan kenaikan gaji selama 1 tahun,
2. Penurunan gaji 1 kali selama 1 tahun,
3. Penundaan kenaikan pangkat selama 1 tahun.
Jenis hukuman disiplin berat terdiri dari:
1. Penururnan pangkat setingkat yang lebih rendah selama 1 tahun,
2. Pembebasan dari jabatan, Pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS, dan
3. Pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS.
Dalam hal ini sebenarnya sudah diterapkan reward and funishment. Reward dalam bentuk financial dan penghargaan lain secar financial biasanya beberapa unit menetapkan besarnya insentif pegawai diakhir tahun berdasarkan disiplin atau prestasi kerja.

8. Pensiun
Pada umunya pegawai memasuki masa pension pada umur 56 tahun naum bagi pejabat structural eselon II keatas ada pengecualian, yaitu dapat diperpanjang 2 kali 2 tahun apabila memenuhi syarat yang ditentukan dalam PP No. 32 Tahun 1979 jo. PP No. 13 Tahun 2002.
Pegawai Negeri yang mandapat hak pensiun adalah:
a. Pegawai Negeri yang diberhentikan dengan hormat berhak mendapatkan pension jika pada saat pemberhentiannya.
b. Pegawai Negeri yang diberhentikan atau dibebaskan dari pekerjaannya karena penghapusan jabatan, perubahan susunan pegawai, dan penerbitan aparatur Negara.
c. Pegawai Negeri yang setelah menjalankan suatu  tugas secara tidak diperkejakan kembali sebagai Pegawai Negeri.
2.2 Beberapa Analisis Mengenai Manajemen Pegawai Negeri Sipil
 2.2.1  Analisis Beban Kerja

Analisis jabatan memberikan informasi yang berguna untuk menentukan syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif. Analisis jabatan menunjukkan jenis-jenis jabatan dan karyawan-karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu, akan tetapi fungsi penyusunan tenaga kerja belum jelas karena kuantitas (jumlah) pegawai yang diperlukan belum dihitung.nm
Prosedur yang lazim dipergunakan untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume dari pada hasil dan jumlah pegawai dalam suatu bagian. Kemudian dapat dihitung hasil rata-rata tiap pegawai.
Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja. Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing-masing organisasi, misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh suatu satuan organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio-rasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pegawai. Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun tipe-tipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Langkah pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran (output) yang hendak dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan ke dalam jumlah jam kerja karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran (output) tersebut. Apabila keluaran (output) diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.
2.2.2 Analisis Kebutuhan PNS
Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis jabatan.
1). Formasi
a. Penetapan dan Tujuan Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi Pemerintah/Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.
Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN, setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus mendapat pertimbangan Menteri Keuangan.

b. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi
Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi dasar pertimbangan adalah jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja,  perkiraan kapasitas pegawai ,kebijakan pelaksanaan pekerjaan, jenjang dan jumlah jabatan serta pangkatdan  peralatan yang tersedia.

c. Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua sistem, yaitu:
(a) sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja.
(b) Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu. Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran yang tersedia.

1.                  Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). MSDM adalah “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”. Hasibuan (2007: 10) .Adapun tujuannya adalah agar SDM tersebut dapat memberikan kontribusi yang optimal dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Analisis jabatan adalah suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang jabatan melalui proses penelitian atau pengkajian yang dilakukan secara analitik terhadap jabatan yang diperlukan dalam suatu unit organisasi, Musanef (1996: 113).

(a). Langkah-langkah Pelaksanaan Analisis Jabatan
a. Persiapan data lapangan berupa inventarisasi unit kerja dan jabatan yang akan jadi sasaran analisis jabatan.
b. Pengorganisasian dan pembagian tugas para petugas lapangan/analis jabatan.
c. Penyebaran daftar isian (formulir) analisis jabatan.
d. Pengisian formulir oleh pemegang jabatan (responden).
e. Menelaah data dari isian formulir uraian jabatan serta melakukan wawancara dengan pemegang jabatan.
f. Melaksanakan pengkajian lapangan untuk mendapatkan informasi jabatan lebih lanjut yang lengkap dan teliti berlandaskan tujuan yang hendak dicapai dengan cara observasi, konsultasi dan diskusi dengan sesama analis.
g. Penyusunan dan pengolahan data lapangan untuk mendapatkan draft awal uraian jabatan.
h. Analis melakukan konsultasi dengan para penyelia/pengarah dari masing-masing unit kerja untuk mendapatkan draft kedua uraian jabatan.
i. Analis menyusun draft akhir hasil analisis jabatan.
j. Reproduksi hasil dan laporan analisis jabatan.

(b) proses pengumpulan dan pengolahan data dapat dilakukan.
1. Proses pengumpulan data
a. Menetapkan orang-orang atau pemangku jabatan tertentu di dalam suatu unit kerja  yang akan diberi kuesioner dan dijadikan sumber informasi.
b. Kepada para pemangku jabatan tersebut diberikan formulir uraian jabatan serta penjelasan mengenai berbagai pertanyaan yang dilakukannya selama ini.
c. Dalam waktu yang telah ditentukan formulir uraian jabatan yang telah diisi oleh responden dikumpulkan, ditelaah dan dilakukan wawancara dengan pejabat yang bersangkutan.
d. Berdasarkan informasi / keterangan dari pejabat dimaksud, analis menggali dan mengumpulkan data serta menyaring, memilih keterangan yang sesuai untuk bahan pengolahan data.
e. Konsultasi dengan Pemimpin Tim Pengarah dari unit yang bersangkutan tentang hasil analisis jabatan yang disusun.
f. Pengetikan hasil analisis jabatan.

2. Proses pengolahan data dan penyusunan hasil.
a. Pengolahan dan penyusunan konsep pertama dilaksanakan oleh para analis setelah menerima informasi atau data dari pejabat yang dianalisis.
b. Hasil penyusunan konsep oleh para analis tingkat pertama dikonsultasikan dengan para penyelia/pengarah dari masing-masing unit kerja.
c. Berdasarkan hasil konsultasi dengan para penyelia/pengarah para analis menyiapkan konsep kedua sebagai penyempurnaan, yang selanjutnya diserahkan kepada sekretariat.
Dengan memperhatikan langkah-langkah dalam melakukan analisis jabatan maka penganalisis akan memperoleh hasil yang baik.

  1. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Jabatan.
Menurut Musanef (2006: 140) dalam pelaksanaan analisis jabatan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Tugas Manajerial
 Eselon IV (subbag, Subbid, Seksi)
(a) Membagi tugas di lingkungan Subbag/Subbid/Seksi sesuai dengan permasalahan dan pedoman yang berlaku.
(b) Memberikan petunjuk kepada bawahan di lingkungan Subbag/Subbid/Seksi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik/agar sesuai rencana dan program kerja yang telah ditetapkan.
(c) Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbag/Subbid/Seksi dan menilai hasil sebagai bahan pembinaan pegawai.
(d) Membuat laporan kegiatan Subbag/Subbid/Seksi berdasarkan data.
(e)  Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Eselon III (Bag, Bid, Subdit, Balai)
(a) Menyusun rencana kerja di lingkungan Bag/Bid/Subdit/Balai berdasarkan data, pedoman di lingkungan Bag/Bid/Subdit/Balai sebagai pedoman kerja.
(b) Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan Bag/Bid/Subdit/Balai agar sesuai dengan bidang tugas atau permasalahannya.
(c) Memberi petunjuk kepada kepala Subbag/Subbid/Seksi di lingkungan Bag/Bid/Subdit/Balai agar sesuai dengan bidang tugas atau permasalahannya.
(d) Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Bag/Bid/Subdit/Balai baik langsung maupun melalui laporan untuk mengetahui hambatan dan kesesuaian dengan rencana.
(e) Mengevaluasi hasil kerja bawahan di lingkungan Bag/Bid/Subdit/Balai serta menilai hasil sebagai bahan pembinaan pegawai.
(f) Membuat laporan kegiatan Bag/Bid/Subdit/Balai.
(g) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.S


3. Eselon II (Ro, Pus, Dit, Kanwil)
(a) Menyusun sasaran Ro/Pus/Dit/kanwil sebagai pedoman.
(b) Mengatur dan mendistribusikan tugas di lingkungan Ro/Pus/Dit/kanwil sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya.
(c) Mengkoordinasikan Kabag, Kabid,Kasubdit melalui rapat sesuai dengan arahan langsung agar serasi dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas.
(d) Mengarahkan bawahan di lingkungan Ro/Pus/Dit/kanwil dalam melaksanakan tugas agar sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
(f) Membina pegawai di lingkungan Ro/Pus/Dit/kanwil berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pembinaan pegawai.
(g) Menyelia pelaksanaan tugas di lingkungan Ro/Pus/Dit/kanwil baik langsung maupun melalui laporan untuk menyelesaikan hambatan dan upaya lebih lanjut.
(h) Melaporkan kegiatan Ro/Pus/Dit/kanwil berdasarkan data.
(i) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

4. Eselon I (Setjen, Itjen, Ditjen)
(a) Merumuskan sasaran Setjen/Itjen/Ditjen berdasarkan data sebagai pedoman kerja.
(b) Mengarahkan Karo/Kapus/Kadit/Kakanwil di lingkungan Setjen/Itjen/Ditjen sesuai dengan bidang tugasnya.
(c) Membina bawahan di lingkungan Setjen/Itjen/Ditjen berdasarkan data dan ketentuan yang berlaku untuk pembinaan pegawai.
(d) mengkoordinasikan Karo/Kapus/Kadit/kakanwil di lingkungan Setjen/Itjen/Ditjen sesuai dengan tugasnya.
(e) Mengendalikan kegiatan di lingkungan Setjen/Itjen/Ditjen agar sesuai dengan target yang ditetapkan.
(f) Mengatur langkah strategi sasaran dengan yang akan ditetapkan berdasarkan kebijaksanaan pimpinan Departemen dan ketentuan yang berlaku.
(g) Mengevaluasi pelaksanaan sasaran Setjen/Itjen/Ditjen berdasarkan data untuk pengambilan keputusan.
(h) Melaporkan kegiatan Setjen/Itjen/Ditjen berdasarkan data.
(i) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2.3       Pentingnya Analisis Jabatan dalam Manajemen PNS
Dalam perencanaan kepegawaian, di lingkungan pemerintah perlu dilaksanakan analisis jabatan. Melalui analisis jabatan akan diperoleh diperoleh data/informasi tentang jabatan sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan, seleksi, penempatan, pengembangan dan penilaian.
Dalam penempatan PNS pada jabatan yang tepat dalam susunan organisasi, terlebih dahulu harus diketahui mengenai informasi tentang tugas fungsi dan beban kerja organisasi tersebut. Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui hasil analisis jabatan.
Definisi jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi dan jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard) dan  menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).

Analisis jabatan bertujuan untuk mengetahui data/informasi guna menetapkan :
(a) kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi;
(b) pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan;
(c) evaluasi jabatan;
d) penilaian pelaksanaan pekerjaan;
(e) promosi dan/atau pemindahan; serta
(f) pengembangan kinerja organisasi.


Karena dengan diperolehnya data dan informasi dari  hasil analisis jabatan diharapkan perencanaan kepegawaian dapat dilaksanakan secara efektif untuk membantu organisasi mencapai tujuannya, karena untuk mencapai tujuan diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Adapun hasil dari analisis jabatan dalam pegawai negri dapat berupa
a.      Uraian Jabatan (Job Description)
uraian tugas (job description) adalah gambaran tentang hal ikhwal suatu jabatan yang biasanya memuat informasi mengenai data jabatan dari beberapa karakteristik jabatan atau gambaran mengenai rincian tugas maupun tanggung jawab suatu jabatan tertentu.  Musanef (1996: 114).
b.  Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)
spesifikasi jabatan adalah gambaran mengenai hal-hal khusus dari suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan lain, atau merupakan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan agar ia dapat menjalankan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Musanef (1996: 115), 1).
c. Sifat Tingkat Jabatan
Secara umum, jabatan dapat dikelompokkan menurut sifatnya dalam dua tingkat yaitu:
Menurut Musanef (2006: 131)
1. Jabatan Nonstruktural:
Tenaga jabatan ini merupakan tenaga operasional yang semata-mata hanya melaksanakan tugas. Dalam tingkatan ini uraian tugas mencerminkan pelaksanaan tugas operasional saja, seperti: membuat, memperbaiki, memindahkan, melayani, menggunakan tenaga atau membuat berdasarkan perintah atau instruksi.
2. Jabatan Struktural:
Tingkatan jabatan ini dibagi menjadi dua tingkat yaitu:
(a) Jabatan struktural yang berfungsi sebagai penyelia, uraian tugasnya mencerminkan pelaksanaan fungsi manajerial rendah dan tugas teknik yang melaksanakan kebijakan dengan pertimbangan sendiri.
Dalam struktur kepegawaian, jabatan ini setingkat dengan eselon III dan IV sedangkan di instansi swasta atau perusahaan jabatan ini setingkat dengan supervisor, foreman, kepala seksi, kepala unit di bawah manajer.
Cerminan pelaksanaan tugas penyelia dan tugas teknik, seperti: penyelia, membimbing, memeriksa pekerjaan atau mengontrol, membagi tugas, menganalisis.
(b) Jabatan struktural yang berfungsi sebagai pembuat kebijaksanaan.
Uraian tugas jabatan ini mencerminkan pelaksanaan fungsi manajerial dan instansi pemerintah. Tingkat ini adalah sejajar dengan jabatan struktural eselon II ke atas.
Dalam instansi swasta atau perusahaan, jabatan ini setingkat dengan manajer atau direktur. Cerminan tugas yang melaksanakan fungsi manjerial tingkat seperti: membina, mengendalikan, mengkoordinasikan, mengarahkan.

Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.













Tidak ada komentar:

Poskan Komentar